Penulis: Triana Dyah
Biasanya di firma hukum, pustakawan memberikan update ke lawyer mengenai peraturan terbaru, perundang-undangan yang terbaru, berita-berita terkait bisnis, investasi atau yang terkait dengan klien atau industri yang terkait dengan firma hukumnya. Aktivitas tersebut dikenal dengan nama current awareness services atau layanan kemas ulang informasi. APIHI Talks kedua ini menghadirkan Windianingrum Information Assistant di Widyawan and Partners dan Taslim Buldani Research Manager di Law Firm Hiswara, Bunyamin dan Tanjung (HBT).
Taslim Buldani dalam pengantarnya menyebutkan berbagai macam jenis dan core business di firma hukum, ada yang menangani litigasi, dispute, corporate, atau kombinasi corporate dan litigasi. Core business tersebut mempengaruhi layanan yang diberikan oleh tiap pustakawan. Berbagai macam layanan yang diberikan bisa berupa layanan peraturan, corporate information atau information action, bagaimana menyaring berita, dan putusan atau buku.
Kemas ulang informasi adalah mengemas kembali informasi atau mentransfer dari satu bentuk ke bentuk lain dengan kemasan yang lebih menarik atau dengan kata lain to customise information into such a way that meets user needs. Kemas ulang informasi memutakhirkan data sehingga kita dapat terus memberikan informasi terbaru dan relevan kepada pengguna.
Kemas ulang informasi bisa dilakukan pada:
- Peraturan dari website pemerintah,
- Berita (news),
- Putusan (court decisions), dan
- Dokumen korporasi (corporate documents).
Supaya memudahkan kemas ulang informasi untuk peraturan pemerintah, narasumber berinisiatif membuat daftar website pemerintah apa saja yang harus dikunjungi setiap hari. Dan untuk memastikan tidak ada yang terlewat bisa cek silang ke database berbayar, seperti Legal Centric dan Hukumonline. Selain melakukan rutinitas pengecekan informasi terbaru, permintaan (request) bisa juga datang dari lawyer melalui email. Tantangannya adalah meskipun sudah dikemas ulang, terkadang lawyer tidak sempat memerhatikan kiriman informasi yang sudah dikemas ulang, sehingga pustakawan harus mempertimbangkan waktu yang tepat untuk pengiriman informasinya. Sebisa mungkin sebelum waktu makan siang, jadi bisa langsung dipakai di jam kerja.
Saat ini ada tiga jenis kemas ulang peraturan yang diberikan oleh narasumber ke para lawyer di firma hukumnya. Yaitu: daily updates berisi update dari peraturan setiap hari, biweekly updates yang memuat kompilasi peraturan dalam dua minggu, dan e-book regulation yang merupakan kompilasi regulasi berdasarkan subyek secara khusus tergantung core business, sebagai contoh Windianingrum mengkompilasi regulasi mengenai banking and finance, energy and infrastucture, corporate dan dispute. Pendistribusian informasi dibagikan via email, dan ada pembagian secara practices dari tiap subyek. Sedangkan e-book regulation berupa kompilasi peraturan yang sedang in misalnya peraturan mengenai karbon, yang dibagikan ke lawyer di lingkup internal.
Kemas ulang berita (news) berupa daily news dan news alert. Daily news kompilasi artikel mengenai peraturan berdasarkan subyek berbasis harian, sedangkan news alert biasanya berbasis permintaan lawyer dan kompilasi beritanya berdasarkan subyek, news alert ini bisa dimudahkan dengan menggunakan platform media monitoring news alert, seperti Newsdesk dari Lexix Nexis dan Factiva. Melalui platform itu kita bisa meminta berita mengenai satu isu dalam satu kurun waktu dan mendapatkan update secara teratur.
Tidak jauh berbeda dengan berita/news, Putusan/ Court decisions, kompilasinya berdasarkan topik atau company case. Misalnya topik PHK dan istilah-istilah khusus yang berkaitan. Semua permintaan berdasarkan topik ini disimpan di database dan diupdate per tahunnya. Berdasar pemantauan sampai saat ini belum ada platform yang menyediakan alert untuk putusan pengadilan. Detail putusan dan kata kuncinya harus diperhatikan ketika pembuatan metadata (entri) putusan di database, keywords harus detail karena itu sangat membantu ketika pencarian.
Kemas ulang yang terakhir berupa dokumen korporasi, bentuknya bisa laporan profil perusahaan (company profile report) yang lazimnya berisi kompilasi informasi korporasi seperti annual report, prospectus, financial statements, dan lain-lain. Biasanya dokumen ini ada di website setiap perusahaan yang terbuka (Tbk.). Jika tidak ada, kita bisa meminta bantuan kepada third party yang mengumpulkan informasi mengenai dokumen korporasi, seperti Perfect Information atau Inframation. Ini merupakan platform berbayar. Dokumen korporasi bisa juga diunduh dari website Dirjen AHU Kementerian Hukum dan HAM, terdapat versi singkat dan versi lengkap yang bisa dibeli dari website ini. Cara mengakses pembelian dari AHU Online ini dipaparkan pada diskusi ini.
Ketika melakukan kemas ulang informasi harus dipastikan informasi yang disampaikan mudah diakses, nyaman dibaca, dibuatkan daftar dan diberi nama (rename) yang menggambarkan isinya. Standar penamaan file juga harus diperhatikan, pola penamaan misalnya tahun dulu atau nama dokumen dulu. Baik juga jika dibuatkan template informasi yang disampaikan, yang memuat judul, tahun dan sitasi dari dokumen.
Layanan Kemas Ulang Informasi di Firma Hukum – APIHI TALKS #2
Biasanya di firma hukum, pustakawan memberikan update ke lawyer mengenai peraturan terbaru, perundang-undangan yang terbaru, berita-berita terkait bisnis, investasi atau yang terkait dengan klien atau industri yang terkait dengan firma hukumnya. Aktivitas tersebut dikenal dengan nama current awareness services atau layanan kemas ulang informasi. APIHI Talks kedua ini menghadirkan Windianingrum Information Assistant di Widyawan and Partners dan Taslim Buldani Research Manager di Law Firm Hiswara, Bunyamin dan Tanjung (HBT).
Taslim Buldani dalam pengantarnya menyebutkan berbagai macam jenis dan core business di firma hukum, ada yang menangani litigasi, dispute, corporate, atau kombinasi corporate dan litigasi. Core business tersebut mempengaruhi layanan yang diberikan oleh tiap pustakawan. Berbagai macam layanan yang diberikan bisa berupa layanan peraturan, corporate information atau information action, bagaimana menyaring berita, dan putusan atau buku.
Kemas ulang informasi adalah mengemas kembali informasi atau mentransfer dari satu bentuk ke bentuk lain dengan kemasan yang lebih menarik atau dengan kata lain to customise information into such a way that meets user needs. Kemas ulang informasi memutakhirkan data sehingga kita dapat terus memberikan informasi terbaru dan relevan kepada pengguna.
Kemas ulang informasi bisa dilakukan pada:
- Peraturan dari website pemerintah,
- Berita (news),
- Putusan (court decisions), dan
- Dokumen korporasi (corporate documents).
Supaya memudahkan kemas ulang informasi untuk peraturan pemerintah, narasumber berinisiatif membuat daftar website pemerintah apa saja yang harus dikunjungi setiap hari. Dan untuk memastikan tidak ada yang terlewat bisa cek silang ke database berbayar, seperti Legal Centric dan Hukumonline. Selain melakukan rutinitas pengecekan informasi terbaru, permintaan (request) bisa juga datang dari lawyer melalui email. Tantangannya adalah meskipun sudah dikemas ulang, terkadang lawyer tidak sempat memerhatikan kiriman informasi yang sudah dikemas ulang, sehingga pustakawan harus mempertimbangkan waktu yang tepat untuk pengiriman informasinya. Sebisa mungkin sebelum waktu makan siang, jadi bisa langsung dipakai di jam kerja.
Saat ini ada tiga jenis kemas ulang peraturan yang diberikan oleh narasumber ke para lawyer di firma hukumnya. Yaitu: daily updates berisi update dari peraturan setiap hari, biweekly updates yang memuat kompilasi peraturan dalam dua minggu, dan e-book regulation yang merupakan kompilasi regulasi berdasarkan subyek secara khusus tergantung core business, sebagai contoh Windianingrum mengkompilasi regulasi mengenai banking and finance, energy and infrastucture, corporate dan dispute. Pendistribusian informasi dibagikan via email, dan ada pembagian secara practices dari tiap subyek. Sedangkan e-book regulation berupa kompilasi peraturan yang sedang in misalnya peraturan mengenai karbon, yang dibagikan ke lawyer di lingkup internal.
Kemas ulang berita (news) berupa daily news dan news alert. Daily news kompilasi artikel mengenai peraturan berdasarkan subyek berbasis harian, sedangkan news alert biasanya berbasis permintaan lawyer dan kompilasi beritanya berdasarkan subyek, news alert ini bisa dimudahkan dengan menggunakan platform media monitoring news alert, seperti Newsdesk dari Lexix Nexis dan Factiva. Melalui platform itu kita bisa meminta berita mengenai satu isu dalam satu kurun waktu dan mendapatkan update secara teratur.
Tidak jauh berbeda dengan berita/news, Putusan/ Court decisions, kompilasinya berdasarkan topik atau company case. Misalnya topik PHK dan istilah-istilah khusus yang berkaitan. Semua permintaan berdasarkan topik ini disimpan di database dan diupdate per tahunnya. Berdasar pemantauan sampai saat ini belum ada platform yang menyediakan alert untuk putusan pengadilan. Detail putusan dan kata kuncinya harus diperhatikan ketika pembuatan metadata (entri) putusan di database, keywords harus detail karena itu sangat membantu ketika pencarian.
Kemas ulang yang terakhir berupa dokumen korporasi, bentuknya bisa laporan profil perusahaan (company profile report) yang lazimnya berisi kompilasi informasi korporasi seperti annual report, prospectus, financial statements, dan lain-lain. Biasanya dokumen ini ada di website setiap perusahaan yang terbuka (Tbk.). Jika tidak ada, kita bisa meminta bantuan kepada third party yang mengumpulkan informasi mengenai dokumen korporasi, seperti Perfect Information atau Inframation. Ini merupakan platform berbayar. Dokumen korporasi bisa juga diunduh dari website Dirjen AHU Kementerian Hukum dan HAM, terdapat versi singkat dan versi lengkap yang bisa dibeli dari website ini. Cara mengakses pembelian dari AHU Online ini dipaparkan pada
Ketika melakukan kemas ulang informasi harus dipastikan informasi yang disampaikan mudah diakses, nyaman dibaca, dibuatkan daftar dan diberi nama (rename) yang menggambarkan isinya. Standar penamaan file juga harus diperhatikan, pola penamaan misalnya tahun dulu atau nama dokumen dulu. Baik juga jika dibuatkan template informasi yang disampaikan, yang memuat judul, tahun dan sitasi dari dokumen. (@)
@trianadyah.p