Penulis: Ahmad Fauzan | Knowledge Management | Pustakawan Hukum Dentons HPRP
Pengetahuan merupakan salah satu bentuk intangible asset yang harus dikelola dengan baik oleh organisasi melalui praktik yang disebut Knowledge management (KM). KM merupakan kebutuhan bagi setiap organisasi dengan tujuan memberikan kemajuan dan meningkatkan daya saing sebuah organisasi.
Menurut Dalkir (2011:4) KM adalah sebuah koordinasi sitematis dalam sebuah organisasi yang mengatur sumber daya manusia, teknologi, proses dan struktur organisasi dalam rangka meningkatkan value melalui penggunaan ulang dan inovasi. Koordinasi ini bisa dicapai melalui menciptakan, membagi dan mengaplikasikan pengetahuan dengan menggunakan pengalaman dan tindakan yang telah diambil perusahaan demi kelangsungan pembelajaran organisasi.
Sehingga dapat disimpulkan bahwa KM adalah suatu langkah-langkah sistematis dalam mengelola asset intelektual atau pengetahuan dan berbagai informasi dari individu atau perorangan dan organisasi untuk menciptakan keunggulan dalam bersaing dan memaksimumkan nilai tambah serta inovasi.
KM di Firma Hukum
Firma hukum adalah organisasi, tempat dimana para praktisi hukum bekerja yang menyediakan layanan hukum kepada klien. Firma hukum dapat menangani berbagai jenis kasus hukum, mulai dari kasus pidana, perdata, tata usaha negara, hingga hukum internasional.
Dalam dunia hukum yang kompleks dan cepat berubah saat ini, KM menjadi alat penting bagi firma hukum untuk mendapatkan keunggulan kompetitif. Praktik hukum melibatkan sejumlah besar informasi, keahlian, dan pengetahuan yang perlu dikelola secara efektif dan dibagikan di antara pengacara, staf, dan klien.
Selain itu ada beberapa alasan penting penerapan KM di firma hukum, yaitu:
- Untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja. Pengelolaan pengetahuan dapat membantu firma hukum untuk menemukan informasi yang diperlukan dengan cepat dan akurat, sehingga dapat menghemat waktu dan tenaga. Selain itu, pengelolaan pengetahuan juga dapat membantu firma hukum untuk merampingkan proses kerja dan meningkatkan produktivitas.
- Untuk meningkatkan kualitas layanan hukum. Pengelolaan pengetahuan dapat membantu firma hukum untuk memberikan layanan hukum yang lebih berkualitas. Dengan memiliki akses ke informasi yang lengkap dan terkini, para pengacara dapat memberikan saran dan solusi yang lebih tepat kepada klien mereka.
- Untuk meningkatkan daya saing. Pengelolaan pengetahuan dapat membantu firma hukum untuk meningkatkan daya saingnya di pasar. Dengan memiliki pengetahuan yang luas dan mendalam, firma hukum dapat memberikan layanan hukum yang lebih inovatif dan kompetitif.
Secara sederhana, KM di firma hukum dapat dibagi menjadi dua kategori, yaitu:
- Pengetahuan Teknis
Pengetahuan teknis, yaitu pengetahuan yang berkaitan dengan bidang hukum, seperti hukum perdata, hukum pidana, hukum tata usaha negara, hukum internasional, dan sebagainya. Pengetahuan teknis ini penting untuk dimiliki oleh para advokat, konsultan hukum, dan staf firma hukum lainnya, agar mereka dapat memberikan layanan hukum yang profesional dan berkualitas.
Beberapa contoh pengetahuan teknis yang dapat dikelola di firma hukum yaitu:
- Pengetahuan tentang peraturan perundang-undangan, seperti Undang-Undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, dan Peraturan Daerah.
- Hukum perdata, seperti hukum perjanjian, hukum kontrak, hukum pertanggung-jawaban, hukum kekayaan intelektual, dan sebagainya.
- Hukum pidana, seperti hukum acara pidana, hukum materiil pidana, hukum pidana khusus, dan sebagainya.
- Hukum tata usaha negara, seperti hukum administrasi negara, hukum perizinan, hukum kontrak pemerintah, dan sebagainya.
- Hukum internasional, seperti hukum perjanjian internasional, hukum laut, hukum hak asasi manusia, dan sebagainya.
- Pengetahuan tentang doktrin hukum, seperti pendapat para ahli hukum tentang suatu masalah hukum.
- Pengetahuan tentang yurisprudensi, yaitu keputusan pengadilan yang menjadi dasar putusan pengadilan lain.
2. Pengetahuan Non-Teknis
Pengetahuan non-teknis, yaitu pengetahuan yang berkaitan dengan hal-hal lain yang tidak secara langsung terkait dengan bidang hukum, seperti pengetahuan tentang bisnis, manajemen, pemasaran, teknologi informasi, dan sebagainya. Pengetahuan non-teknis ini juga penting untuk dimiliki oleh para profesional hukum, agar mereka dapat menjalankan bisnis firma hukum secara efektif dan efisien.
Beberapa contoh pengetahuan non-teknis yang dapat dikelola di firma hukum yaitu:
- Pengetahuan tentang bisnis, seperti strategi bisnis, manajemen keuangan, manajemen risiko, dan sebagainya.
- Pengetahuan tentang manajemen, seperti manajemen sumber daya manusia, manajemen proyek, manajemen pemasaran, dan sebagainya.
- Pengetahuan tentang keilmuan para staf, seperti untuk meningkatkan keahlian para sekretaris dalam membantu para pengacara di firma tersebut, dan sebagainya
- Pengetahuan tentang teknologi informasi, seperti teknologi hukum, teknologi komunikasi, dan sebagainya.
KM di firma hukum dapat dilakukan dengan tahapan, seperti:
Pemetaan pengetahuan, yaitu kegiatan menganalisis dan mengklasifikasikan pengetahuan, baik itu pengetahuan teknis maupun pengetahuan non-teknis. Pemetaan ini bisa dilakukan dengan cara observasi atau dengan membuat sebuah tim untuk berdiskusi.
Pencarian pengetahuan, yaitu kegiatan menemukan pengetahuan yang berasal dari pemetaan pengetahuan. Pengetahuan tersebut bisa diperoleh dari luar firma atau dari dalam firma itu sendiri, seperti pengetahuan dan pengalaman dari salah satu anggota firma hukum yang bisa dijadikan contoh untuk anggota lainnya.
Pembuatan dokumentasi atau basis data pengetahuan, yaitu kegiatan mengumpulkan dan menyimpan berbagai jenis pengetahuan yang dihasilkan dari proses pencarian pengetahuan, baik itu pengetahuan teknis maupun non-teknis. Basis data ini dikelola dengan baik dan mudah untuk diakses.
Pembagian pengetahuan, yaitu kegiatan menyebarkan pengetahuan kepada para anggota firma hukum. Bisa dengan membuatkan sistem yang memungkinkan para anggota firma hukum untuk berbagi pengetahuan dan pengalaman atau bisa juga dilakukan melalui pelatihan, seminar, dan workshop.
Tantangan dan Pertimbangan
Meskipun manajemen pengetahuan menawarkan manfaat yang signifikan, firma hukum mungkin menghadapi tantangan dalam penerapannya:
- Budaya dan pola pikir: Mendorong pengacara untuk melakukan pertukaran pengetahuan dan kolaborasi mungkin memerlukan perubahan budaya dalam perusahaan. Tekankan manfaat dan berikan insentif untuk memotivasi pengacara berkontribusi dan berbagi pengetahuan.
- Adopsi teknologi: Memilih alat teknologi yang tepat dan memastikan integrasinya ke dalam alur kerja yang ada sangatlah penting. Pelatihan dan dukungan sangat penting untuk memastikan pengacara dan staf menggunakan sistem KM secara efektif.
- Keamanan dan kerahasiaan: Melindungi kerahasiaan klien dan informasi sensitif adalah yang terpenting. Menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat untuk memastikan keamanan dan integritas aset pengetahuan.
- Mempertahankan relevansi: Sistem manajemen pengetahuan perlu terus diperbarui dan disegarkan agar tetap relevan dalam menghadapi perubahan lanskap hukum, peraturan, dan tren pasar.
Kesimpulan
KM di firma hukum bukan lagi sebuah kemewahan tetapi sebuah kebutuhan strategis. Dengan memanfaatkan teknologi dan memupuk budaya berbagi pengetahuan, firma hukum dapat meningkatkan efisiensi dan mengoptimalkan proses internal mereka, meningkatkan pengambilan keputusan, memberikan layanan klien yang unggul, dan tetap menjadi yang terdepan dalam pasar yang kompetitif. Menerapkan manajemen pengetahuan adalah investasi bijaksana yang tidak hanya menguntungkan perusahaan dan kliennya namun juga berkontribusi terhadap pengembangan profesional dan pertumbuhan para pengacara dan stafnya.
Jakarta, 11 Desember 2023
Referensi:
Bambang Setiarso, “Penerapan Knowledge Management Pada Organisasi”, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2009.
Bell, Housel, “Measuring and Managing Knowledge”, McGraw-Hill, Singapore, 2001.
Dalkir, Kimiz. (2011). Knowledge Management in Theory and Practice. Elsevier Butterworth – Heinemann. Oxford